Savez-vous manager vos travailleurs indépendants ?

 

Aucun doute désormais sur les changements à l’oeuvre sur le marché du travail, un nombre croissant d’entreprises accueillent des freelances et des travailleurs indépendants au sein de leurs équipes. Aux Etats Unis, déjà 53 millions d’Américains travaillent en freelance, soit 34% de la population active1. Ils représenteront plus de 50% d’ici 2020. Forcément, l’arrivée de ces freelances dans les entreprises bouscule un peu les codes établis, et si 94% des managers se sentent aujourd'hui plus confortables à l'idée d'embaucher des travailleurs indépendants qu’il y a 5 ans2, rares sont ceux qui adaptent leurs méthodes de management à cette nouvelle population d’indépendants.

Alignement x Autonomie

Pourtant, manager un freelance requiert des méthodes de travail différentes, de nouvelles techniques de communication, voire de nouveaux outils. Par exemple, lors de l'onboarding d'un employé, des formations aux outils utilisés ainsi qu’une sensibilisation à la culture et aux process internes viennent ponctuer ses premières semaines. Le travailleur indépendant lui, doit être opérationnel dès sa première heure. Il/elle doit donc bénéficier d’un onboarding plus court, qui va droit au but. Alors qu’il existe de nombreuses occasions de recadrer le travail d'un employé, manager un freelance requiert d’être beaucoup plus clair dès le début de sa prestation : sur les objectifs, les deadlines et les résultats attendus. C’est d’autant plus vrai si le freelance ne travaille pas sur le lieu de l’entreprise. Voici donc les astuces de Side afin de manager une équipe d’indépendants.

1 L’onboarding d’un freelance, un moment privilégié

La formation des nouveaux employés aux processus internes de l’entreprise est essentielle, de manière similaire l’onboarding d’un freelance c’est l’occasion de :

  1. Demander directement ce qu’il/elle attend de son expérience à vos côtés et lui faire sentir qu’il/elle fait partie de l’équipe pendant la durée de sa mission.
  2. Communiquer l’objectif de sa prestation, les résultats attendus, ainsi que les deadlines qu'il/elle devra respecter.
  3. Clarifier les canaux de communication à prioriser : chez Side, les emails sont utilisés pour les rendus uniquement et la plateforme pour toutes les questions.
  4. Préciser à quel manager le freelance doit reporter : cela évite de travailler pour plusieurs personnes à la fois, ce qui crée beaucoup de frustration.

Chez Side par exemple, l’onboarding d’un freelance passe par un processus bien calibré (culture, outils et process). L’objectif est de rendre accessible un maximum d’informations dont l'indépendant a besoin afin de mener sa mission à bien.

L'onboarding Freelance Asana de Side

Voici un exemple de l'onboarding de Side sur Asana, on l’utilise pour faire passer tous les messages essentiels avant de réaliser une mission pour nous. Et comme on fait appel à beaucoup de Siders, ça nous évite surtout de trop souvent répéter les mêmes informations.

Lors de l’onboarding : présentation, communication, définition et précision des objectifs

2 Des objectifs clairs et des résultats quantifiables

Si l’entreprise fait appel à un indépendant c’est qu’elle attend de son travail un objectif, et un objectif qui n’est pas clairement énoncé, c’est un objectif qui - dans 100% des cas - ne sera pas réalisé.
Chez Side on a décidé d’adapter au management d’indépendants une méthode de suivi des objectifs héritée des OKRs (Objectives & Key Results) déjà utilisée en interne pour le management des employés.

Chaque travailleur indépendant qui effectue une mission avec nous, reçoit une fiche sur laquelle sont simplement définis ses :

  • Objectives : “Où est ce que je veux aller ?”
    un objectif doit être ambitieux et doit signifier le “pourquoi” de la mission
  • Key Results : “Quels seront mes indicateurs de réussite?”
    un résultat doit être quantifiable et mesuré, il permet de dire si oui ou non l’objectif a été atteint

Cette version très simplifiée des OKRs, que nous avons adaptée aux freelances, nous permet d’aligner les travailleurs indépendants avec les objectifs des différentes équipes, et ceux de l’entreprise au global. Nous les utilisons lors de nos interactions avec le travailleur indépendant au cours de sa mission, lors de points réguliers ou encore lors du bilan en fin de prestation. Cette méthode et ce suivi nous permettent clarté, focus et collaboration.

Pour en savoir plus sur les OKRs, le talk de Rick Klau de Google Venture Startup Lab, ainsi que le livre de Christina Wodtke, et par ici : des exemples d’OKRs par spécialité (Support Client, Sales, Marketing, etc.). Introduits à l’origine chez Google par John Doerr, alors que l’entreprise n’avait pas un an, les OKRs ont fait leurs preuves comme outil de management et sont aujourd’hui utilisés dans de nombreuses organisations alliant forte croissance et alignement de multiples équipes, chez Amazon, Twitter ou Linkedin.

Peu importe la méthode que vous choisissez d’utiliser avec vos indépendants : un objectif clair et défini, c’est un objectif écrit et quantifié, auquel on peut faire référence à tout moment.

3 Un système de suivi rigoureux des travailleurs indépendants

une fusée SpaceX

Lorsqu'une fusée SpaceX est lancée, les ingénieurs cherchent en temps réel à corriger toute variation, aussi minime qu’elle soit, afin que l’engin reste sur sa trajectoire. Une simple erreur au départ, ce sont des centaines de milliers de kilomètres à l’arrivée.

La même logique est à l’oeuvre lors du management de freelances. Une erreur, incertitude ou incompréhension non réglée au début de la prestation et c’est l’objectif qui sera manqué, peu importe la rigueur avec laquelle il a été défini. Pour éviter ces erreurs de trajectoire, nous organisons régulièrement des points de parcours avec nos indépendants afin de vérifier que la prestation est bien engagée et que l’objectif, est toujours en ligne de mire.

Lors de ces points de passage nous faisons régulièrement référence aux objectifs et résultats définis dans la feuille de route du Sider et utilisons plusieurs outils qui nous permettent un meilleur suivi.
Pour un freelance géographiquement éloigné par exemple, nous avons recours aux outils de tracking que sont MyHours, Toggl, Harvest, et notre préféré : EverHour et son intégration avec Asana. Ces outils nous permettent une clarté des tâches sur lesquelles les indépendants passent du temps. Ils nous assurent visibilité et reporting à tout moment et permettront également de mieux calibrer les étapes d’une nouvelle prestation que nous confierons à un Sider dans le futur.

Si les indépendants travaillent depuis vos bureaux, la meilleure option est un point physique :
Progress - Quels sont jusqu’ici les résultats de la prestation ?
Pain - Quelles sont les difficultés rencontrées ?
Plan - Quelle est la feuille de route afin de surmonter les problèmes et d’atteindre les objectifs

N’oublions pas qu’un meeting bien mené, c’est un meeting dont l’objectif est clairement défini. C’est sur le blog d’Intercom que nous avons emprunté l’idée : How to run meetings

A l’issue de chaque meeting, les résolutions et les décisions doivent être communiquées par écrit aux parties prenantes.

4 Savoir donner et recevoir du feedback

Chez Side on aime bien donner du feedback, et surtout en recevoir. On en a même fait l’une des valeurs cardinales de l'entreprise, être coach-humble, c’est savoir donner et recevoir du feedback : afin de ne pas laisser des choses non dites, pour continuer d’apprendre et faire grandir les personnes avec lesquelles on travaille. Lors d’une mission avec un freelance, le feedback est tout autant important, c’est l’occasion pour lui d’identifier ses points forts et de travailler sur ses faiblesses afin de fournir un travail d’une qualité encore meilleure la prochaine fois. Et pour le manager, c'est l'occasion d’avoir un retour direct sur sa nouvelle méthode de management et de trouver des pistes pour l’améliorer.

On choisit les 2 ou 3 thèmes du feedback que l'on souhaite donner :

  • Motivation
  • Communication
  • Expertise
  • Résolution de problèmes
  • Proactivité

Pour chacun des thèmes, on décide d’un exemple ou d’une situation qui met bien en évidence la manière dont la personne s’est surpassée

“j’ai apprécié le fait que tu…”

et comment le freelance peut s’améliorer pour être meilleur la prochaine fois

“tu pourrais par exemple…”

Enfin,

  • prévoyez de donner du feedback de manière rituelle, c’est un exercice qui doit être préparé et non pas désorganisé.
  • n'oubliez pas d’écrire les feedbacks, c’est important afin que le freelance et vous puissiez y revenir.
  • rappelez-vous toujours du pourquoi vous prenez le temps de ce feedback: “je te donne ce feedback, car je veux te voir grandir”, etc.

Vous vous sentez concerné par ces problématiques ? Side aussi, n’hésitez pas à partager avec nous vos meilleures pratiques. Elles pourront être utiles à beaucoup d'autres managers et freelances ! Et si vous souhaitez recevoir des articles comme celui-ci dans votre boite mail, inscrivez-vous ci-dessous.

  1. "National survey of the new workforce" par Freelancers Union & Elance-oDesk

  2. Etude par Addison Group